Souvent, lorsque vous vous laissez submerger par de nombreuses tâches et toute une multitude de projets, vous n’êtes plus en mesure de gérer votre calendrier et de régler les urgences. La gestion d’agenda devient alors essentielle pour retrouver de l’efficacité et de la sérénité. Dans cet article, nous vous livrons tous les secrets dans l’art de bien gérer votre agenda.

Définition de la gestion d’agenda

L’agenda peut être défini comme un outil d’organisation utilisé pour planifier et organiser le quotidien afin de mieux gérer les activités. Savoir bien gérer son agenda est la clé d’une vie professionnelle et personnelle réussie.

Effet, elle vous permet de gagner en efficacité au travail tout en ayant la capacité de mieux organiser votre quotidien professionnel. Grâce à la gestion d’agenda, vous aurez une vision plus claire de votre emploi du temps et de vos activités.

Le format à choisir

L’utilisation de l’agenda ne date pas d’hier. Le tout premier agenda fut créé en 1921 par Disney. Il ne s’agit pas du créateur de Mickey Mouse, mais d’un artilleur dans l’armée britannique. Bien évidemment, c’était le format en papier qui circulait sur le marché pendant de nombreuses années jusqu’à ce qu’on atteigne l’ère numérique. À vous de choisir entre le modèle papier, numérique ou l’application pour une meilleure gestion de votre agenda.

L’agenda papier

Comme nous venons de l’affirmer précédemment, l’agenda papier existe depuis des années, voire plusieurs décennies. Même si la technologie numérique attire presque tous les regards aujourd’hui, l’agenda papier a tout de même certains avantages indéniables.

La gestion d’agenda est plus facile avec ce format pour son côté visuel et tactile. Comme un carnet de note, vous pouvez l’emmener partout avec vous. De plus, il est simple à utiliser et vous pouvez apporter des modifications à votre planning comme vous le voulez sans vous connecter à internet.

Le désavantage de l’agenda papier est le fait qu’il ne puisse pas être partagé. En plus de cela, il est difficile de faire des modifications sans faire des ratures ou même de déchirer toute une page.

Enfin, il ne faut pas négliger le fait qu’un agenda physique peut se perdre ou s’abîmer et dans ce cas, vous pouvez dire adieu à votre belle organisation. Pour comprendre comment être organisé de manière optimale, il est important de considérer ces aspects.

Cet outil est moins pratique que l’agenda électronique dans la mesure où celui-ci dispose de fonctionnalités intéressantes comme les rappels.

L’agenda numérique

Pour faciliter la gestion des agendas, le format numérique a été créé. L’agenda numérique est beaucoup plus pratique à utiliser, car il vous est possible de le consulter en ligne quand vous le souhaitez. Il est également accessible sur plusieurs outils.

Ce format a pour principal avantage le partage entre plusieurs personnes et vous êtes en mesure de la modifier ou de l’ajuster en un tour de main. Vous pouvez même ajuster la vue du calendrier à votre goût et avoir une meilleure vision de vos évènements prévus dans un jour, une semaine ou un mois.

Pour la gestion des tâches au sein d’une entreprise, des notifications sont envoyées à tous ceux qui y ont accès dès qu’une modification est effectuée par un client, un fournisseur ou un collaborateur.

Les conseils de professionnels pour une meilleure gestion d’agenda

Un agenda bien organisé est le premier pas vers une vie professionnelle réussie. C’est la raison pour laquelle nous avons réuni ici les meilleurs conseils pour devenir un excellent gestionnaire d’agenda.

Faites les choses étape par étape

Pour bien organiser votre planning, vous devez apprendre à reconnaître et hiérarchiser vos priorités. La première étape consiste à vérifier chaque rendez-vous et évènement proposé dans votre calendrier et de voir s’ils ont tous une utilité.

Regardez si certains d’entre eux ne peuvent pas être réglés par mail et programmez les plus importants en notant ceux qui nécessitent une préparation. À la fin, ajoutez les rendez-vous que vous pensez être moins urgents.

Il est possible que certains rendez-vous ou réunions que vous avez notées puissent être réglés par téléphone. Ainsi, vous n’avez pas besoin de les programmer. Il se peut également que vous ne soyez pas l’interlocuteur idéal pour l’entretien et, dans ce cas, il vous est possible de mettre la personne en relation avec l’interlocuteur le plus habilité.

Choisissez l’après-midi pour les rendez-vous

Dans la mesure du possible, fixez les rendez-vous professionnels dans l’après-midi. En effet, votre cerveau est plus alerte le matin et a la capacité maximale pour se concentrer sur des tâches complexes. Dans ce cas, occupez-vous des travaux de fond dans la matinée et consacrez les après-midi pour les rendez-vous.

Intégrez vos rendez-vous personnels et professionnels

Vous souhaitez aussi inclure les rendez-vous personnels dans votre agenda et pas uniquement ceux qui sont professionnels ? Vous pouvez le faire sans problème, à condition d’utiliser l’option permettant de masquer les motifs des entretiens aux personnes qui peuvent accéder à votre agenda.

En ayant sous vos yeux tous vos rendez-vous professionnels et personnels, vous pourrez voir clairement tout ce que vous devez accomplir en une journée. Par exemple, cela va vous éviter de planifier un rendez-vous à la même heure qu’une visite très importante chez votre médecin.

Planifiez la durée de chaque rendez-vous

Selon les spécialistes, un rendez-vous professionnel devrait durer au maximum une heure et qu’au-delà de ce délai, cela n’a plus vraiment d’intérêt. Avant de rendez-vous, arrangez-vous donc avec vos clients ou vos interlocuteurs sur les créneaux adaptés en tenant compte de la nature du rendez-vous.

Il y a des rendez-vous très courts qui durent en moyenne 15 minutes, et d’autres qui nécessitent plus de temps. Vous devez donc être capable de bien définir la durée et les horaires adaptés pour chacun de vos rendez-vous.

Faites preuve de flexibilité

Montrez-vous flexible dans la gestion de votre agenda. Il s’agit d’un outil vivant que vous pouvez modifier à votre guise. En effet, selon les circonstances de votre vie et de votre travail, vous allez voir des rendez-vous et des évènements s’ajouter, s’annuler et même parfois se décaler.

N’hésitez pas à reporter un rendez-vous si c’est nécessaire, mais ne le faites pas plusieurs fois sur la même personne. Vous pouvez aussi annuler les rendez-vous que vous ne jugez pas importants et qui ne figurent plus dans vos priorités. C’est la meilleure manière de devenir un bon gestionnaire d’agenda. Enfin, gardez toujours de créneaux libres pour la gestion des urgences et les rendez-vous reportés.

Les erreurs à éviter dans la gestion d’agenda

Une fois arrivé dans cette partie de l’article, vous êtes maintenant conscient de l’importance d’une bonne gestion d’agenda. Cela pour être bien organisé. Dans les lignes précédentes, nous avons listé tout ce que vous devez faire. Dans cette section, il est temps de vous dévoiler tout ce que vous ne devez pas faire pour être un pro de la gestion des agendas.

Toujours dire oui

Dans votre vie privée comme votre vie professionnelle, vous devez apprendre l’art de dire « non ». Il s’agit de l’un des outils les plus puissants dans votre quête d’une bonne gestion de votre agenda. Il est tout de même important de souligner que dire non ne signifie pas être fermé aux autres ou être négatif.

Lorsque vous refusez certaines requêtes en prenant conscience de votre propre limite. Cela est tout à fait bénéfique dans votre capacité à gérer votre temps et votre agenda. Suivre une formation en gestion du temps et des priorités peut également vous aider à améliorer cette compétence. En maîtrisant l’art de dire non, vous allez développer votre maturité et votre confiance en vous.

Oubliez vos projets

Cela est en lien direct avec la maîtrise du « non ». Si vous dites toujours oui à tous les rendez-vous, tous les évènements et toutes les requêtes, vous allez facilement vous perdre dans tous vos engagements au point d’oublier vos propres projets.

Gardez toujours un œil sur ce qui est important pour vous. Référez-vous à vos objectifs pour bien assurer la gestion de votre agenda. Vous allez ainsi préserver votre énergie pour vos priorités et avoir un meilleur équilibre de votre vie professionnelle et personnelle.

Planifier sans penser aux imprévus

Dans la gestion de l’agenda, vous vous contentez de noter tous les rendez-vous ? Voulez-vous les planifier sans penser qu’un imprévu peut tout chambouler ? Ne faites pas cette erreur. Le changement de plan peut arriver à tout moment. Dans ce cas, l’utilisation d’une application pour emploi du temps peut vous être d’une grande aide. La meilleure attitude à adopter est de l’accepter.

Essayez de rester le plus professionnel possible en gérant vos émotions et restez calme dans la recherche de solution adaptée. Il est important d’anticiper les imprévus pour être en mesure de bien gérer son agenda. Prévoyez toujours un temps supplémentaire pour les évènements et les rendez-vous qui arrivent au dernier moment.