Avant que les logiciels de planification et les calendriers ne fassent leur apparition, la plupart des gens ont recours au document papier pour faire une liste de tâches à accomplir. De nos jours, les listes classiques ne sont plus d’actualité, car elles semblent trop basiques. Désormais, il existe de nombreuses méthodes dont on a le plaisir de vous apprendre. Faites votre choix ici sur notre meilleur exemple liste des tâches.
Définition de la liste de tâche
Une liste de tâche est une liste composée de diverses choses que vous comptez faire en une journée, ou une période donnée. Généralement, ce genre de liste est utilisé dans le cadre professionnel et pour la réalisation de certaines activités comme passer un coup de fil important, remettre un formulaire, achever une formation, planifier une réunion…
Cependant, cet outil peut aussi être utilisé dans le cadre personnel comme faire les courses, payer la facture, prendre les enfants à l’école… Dans tous les cas, l’établissement d’une liste de tâches professionnelles ou personnelles est un excellent moyen de se souvenir, booster sa productivité, mieux gérer le temps, stimuler la mémoire et surtout avoir un suivi sur le progrès accompli.
L’utilisation d’un bon modèle ou exemple de listes de tâches vous aide au cas où vous auriez tendance à oublier vos tâches, ne pas vous souvenir de vos engagements ou manquer des rendez-vous importants.
Liste des tâches : exemples à suivre pour une meilleure organisation
Même en employant l’objectif SMART, vous pouvez parfois vous poser des questions sur l’efficacité de votre liste de contrôle des tâches en vous demandant si elle apporte vraiment une aide précieuse à votre organisation ou si, au contraire, elle ajoute simplement d’autres éléments à la liste de choses à faire.
En réalité, l’efficacité au travail est grandement influencée par la manière dont ces listes sont gérées et priorisées. Si vous n’avez pas encore fait l’expérience, sachez qu’avoir affaire à un to-do list qui double de volume avec encore plus de choses à faire peut-être plus que frustrant. De plus, il peut être très difficile de respecter des échéances lorsqu’elles sont très serrées.
Si le type de liste que vous utilisez ne vous convient pas, il existe d’autres méthodes qui pourraient mieux s’adapter à votre style de travail. Voici quelques exemples de listes de tâches qui vont vous aider à rectifier l’organisation de votre to do list.
L’intégration dans le calendrier
Le tout premier exemple de liste de tâches qu’on va vous communiquer est l’intégration directe de votre liste de tâches dans le calendrier ou l’agenda en ligne. De cette façon, vous verrez votre to-do list sous deux angles : d’un côté, vous l’établirez sous forme de liste, et de l’autre, vous l’organiserez en fonction des dates du calendrier.
Cette méthode facilite la gestion agenda en vous permettant de synchroniser vos tâches avec vos rendez-vous et autres engagements, assurant ainsi une organisation optimale de votre emploi du temps.
Cet exemple de liste de tâches convient parfaitement aux personnes qui ont un flux de travail standardisé et des activités qui sont à peu près similaires. Cette méthode vous donne la possibilité de prévoir des plages horaires afin que vous puissiez vous attaquer à des tâches spécifiques. En utilisant des outils intégrables entre eux, vous pouvez éviter la nécessité d’une double liste et vous charger directement de la gestion de vos tâches via une application.
Par ailleurs, cette liste de tâches convient aussi à la gestion des documents journaliers entre plusieurs départements d’une entreprise. Cependant, cette méthode ne convient pas à la gestion des tâches dynamiques ou complexes. C’est par exemple le cas des responsables marketing qui doivent tenir plusieurs calendriers de développement de projets et qui doivent effectuer le suivi de l’exécution de chacune des tâches selon leur degré d’importance et de complexité.
La méthode d’Eisenhower
Sans aucun doute, celui-ci est l’un des exemples de liste des tâches les plus populaires et les plus utilisées. Si vous cherchez la meilleure méthode de liste des tâches pour un projet, optez pour le style d’Eisenhower. Cet exemple de liste de tâches consiste simplement à classer toutes les tâches en diverses catégories selon leur importance, allant de la plus importante à la moins importante.
Cette méthode vous aide à gérer en premier lieu les activités prioritaires puis d’aborder celles qui sont moins critiques par la suite pour plus de flexibilité. Un bon gestionnaire des tâches peut également vous assister dans cette organisation, en vous permettant de visualiser et de réorganiser vos priorités de manière efficace.
En se basant sur cet exemple de liste de tâche, il vous sera possible de classer vos activités par quatre catégories dont :
- Urgent et important
- Pas urgent mais important
- Urgent mais pas important
- Pas urgent et pas important
Les listes multiples à classer selon les catégories et la hiérarchie
L’exemple de liste de tâche suivante est aussi efficace pour une meilleure organisation de vos activités personnelles ou professionnelles. Pour établir une liste de tâches efficaces, vous pouvez faire la combinaison de plusieurs stratégies et garantir une meilleure productivité.
Tout commence par la création de deux ou plusieurs listes. Regroupez-les selon un thème général. Par exemple, vous allez dresser une liste de vos tâches personnelles, une autre pour vos achats, une autre pour votre travail et ainsi de suite. Vous pouvez aussi ajouter des sous-listes pour les tâches de chaque liste si c’est nécessaire.
L’objectif ici est de classer les tâches par catégorie pour ne rien oublier et ne rien confondre. Vous pouvez ajouter des détails en cas de besoin et naviguer facilement d’une tâche à une autre.
N’oubliez pas aussi d’indiquer la priorité de chacune des activités en notant des tags ou des étiquettes. Cette méthode est particulièrement utile pour améliorer la gestion des priorités au travail, en vous permettant de visualiser clairement vos tâches les plus urgentes et de les aborder de manière méthodique.
Le tableau Kanban
Le dernier exemple de liste des tâches se base sur les méthodes agiles avec un système visuellement informatif. Cette méthode consiste à organiser la liste de tâches et faciliter la collaboration entre les équipes. Dans le tableau Kanban, vous trouverez des colonnes distinctes qui indiquent le progrès dans la réalisation de chaque tâche. Il y a des catégories comme « À faire », « En cours » puis « Terminé ».
Il vous suffit de créer le tableau et de classer vos tâches en fonction du statut approprié. En utilisant cette technique, vous obtenez un aperçu clair de la quantité de travail restant, des tâches sur lesquelles vous vous concentrez actuellement et de celles déjà accomplies.