Gestion du temps : définition et astuces pour mieux gérer son temps

Le temps c’est de l’argent. Cette phrase de Benjamin Franklin est toujours valable de nos jours et signifie que la gestion du temps est la meilleure manière de faire profit. Mais comment faire pour bien utiliser son temps sans le gaspiller ou se perdre dans une montagne de tâches ?

Si vous êtes face à ce genre de problème et que vous cherchez un moyen de gérer votre temps avec brio, vous êtes ici à la bonne adresse. Ce guide va vous dévoiler le secret des personnes à succès pour réaliser tout ce qu’elles entreprennent selon le délai qu’elles se sont fixées.

Gestion du temps : définition

Il est d’abord important que vous sachiez ce que signifie réellement la gestion du temps. Souvent, on parle aussi de l’« auto-gestion » et c’est cette appellation qui donne une définition plus concrète et plus complète.

Pour faire court, la gestion du temps est votre manière à vous d’organiser vos tâches quotidiennes et vos activités en tenant compte de vos priorités. En gérant bien votre temps, vous aurez terminé tout ce que vous avez prévu d’accomplir tout au long de votre journée sans être sujet au stress.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

La gestion du temps va bien au-delà d’une compétence professionnelle. On ne parle pas uniquement de la gestion du temps au travail, mais aussi dans votre vie en général, car tout est complémentaire.

Si vous avez envie de réussir sur le plan professionnel et personnel, vous devez apprendre à bien gérer votre temps. Grâce à une gestion de temps efficace, vous n’aurez aucun mal à booster votre productivité et venir à bout de vos objectifs professionnels tout en ayant le temps d’effectuer d’autres activités personnelles enrichissantes.

La gestion du temps est aujourd’hui indispensable, car les exigences professionnelles et personnelles sont devenues de plus en plus importantes. Avec une bonne gestion du temps de travail, vous allez non seulement être plus productif, mais vous allez également éviter le stress engendré par la surcharge de tâches et la procrastination.

En adoptant les meilleures méthodes pour la gestion de votre temps, vous allez améliorer votre qualité de vie et établir un bon équilibre de votre vie professionnelle et personnelle.

Quelles sont les différentes étapes pour mieux gérer votre temps ?

Maintenant que vous avez compris l’importance de bien gérer votre temps dans tout ce que vous entreprenez, vous allez découvrir ici les meilleures techniques pour y arriver. On parle des différentes étapes de la gestion du temps.

Etape 1 : La préparation

D’abord, pour une bonne gestion du temps et des priorités, la toute première étape que vous devez effectuer est une bonne analyse de votre manière de travailler. Chaque personne est unique et n’a pas les mêmes habitudes ou contextes de travail. Du coup, votre manière de gérer votre temps s’adapte selon votre propre rythme.

Il est important que vous identifiez les tâches qui occupent le plus de temps dans une journée. En effectuant cette analyse, vous allez être surpris que certaines activités que vous pensiez être simples et rapides prennent parfois plus de temps que prévu.

Grâce à cette démarche, vous allez estimer les tâches que vous êtes capable d’effectuer en une journée type et identifiez celles qui occupent une grande partie de votre temps. Vous pouvez d’abord fixer un délai pour la réalisation de chaque tâche et analyser ensuite votre productivité.

L’analyse est en tête de liste quand il s’agit d’apprendre une bonne gestion du temps. Elle vous permet non seulement de prendre conscience de votre situation actuelle, mais aussi de définir les opportunités d’amélioration.

Etape 2 : La définition de ses objectifs

La deuxième étape pour améliorer votre gestion du temps est la définition de vos objectifs de vie. Il est important que vous vous fixiez des objectifs clairs et précis avec des projets concrets, car si ce n’est pas le cas, vous aurez du mal à avancer.

Prenez un papier et un stylo et faites une liste de vos priorités, que ce soit dans votre travail, votre vie privée, dans vos projets familiaux, dans vos projets et dans plusieurs autres domaines.

Etape 3 : La découpe des objectifs

La fixation des objectifs peut être assez vague si vous ne le découpez pas en différentes petites actions que vous pouvez réaliser au quotidien. La méthode efficace pour bien définir ses objectifs est le SMART.

Le S indique l’objectif spécifique. Disons que vous projetez de créer votre propre entreprise. Cela est encore assez vague si vous n’avez aucune idée du type d’activité dont vous souhaitez vous lancer. Si vous envisagez de lancer une boutique de prêt-à-porter, l’objectif devient plus spécifique.

Le M détermine un objectif mesurable. Par exemple, vous projetez de vivre votre business dans un an.

Le A signifie « Atteignable » et démontre les moyens que vous disposez pour atteindre votre objectif. Par exemple, vous ne serez pas en mesure de vous acheter une maison de plusieurs millions d’euros si vous ne touchez que le SMIC par mois.

Puis, le R est le diminutif de « Réaliste » qui détermine la pertinence de vos objectifs. Par exemple, pensez-vous que ce soit réaliste d’atteindre 20 000 clients en un mois, alors que vous venez à peine de commencer votre activité ?

Enfin, le T signifie « Temporellement défini » et pour cela, vous devez fixer un délai précis de la réalisation de votre projet. On va prendre le premier exemple qui vise la création d’une boutique de prête à porter. Disons que vous projetez de réaliser ce projet au début de l’année prochaine.

Le SMART rend vos objectifs plus concrets et réalisables de manière optimale.

Inspirez-vous de cette méthode pour créer une liste et découper ensuite les tâches en diverses petites actions à réaliser chaque jour. Petit à petit, l’oiseau fait son nid et c’est aussi de cette manière que vous avancez petit à petit dans la réalisation de vos projets avec une excellente gestion de votre temps.

Etape 4 : La définition des priorités

Savoir bien établir ses priorités ne permet pas uniquement à un individu de bien gérer son temps de manière plus stratégique, mais lui permet également d’optimiser son intelligence émotionnelle et sa productivité.

Il existe différentes stratégies qui vous permettent de bien définir vos priorités et d’être plus efficace dans ce que vous entreprenez. Quel que soit le cas, il y a généralement les mêmes principes de base comme :

La création d’une liste des tâches à effectuer
La détermination de l’importance de chaque tâche et leur urgence
L’intervention de manière pertinente
Les vérifications de chaque tâche sur des intervalles réguliers

Etape 5 : La liste des tâches

Dresser une liste des tâches actions à réaliser au quotidien ou « to do list ». Pour une gestion efficace du temps, la rédaction d’une « to do list » est primordiale et dans celle-ci, vous devez indiquer vos objectifs journaliers.

Grâce au to do list, vous allez pouvoir :

vous souvenir de chacune de vos priorités et vous y concentrer
vous forcer à accomplir chacune de vos tâches
vous libérer l’esprit

Cette liste est l’outil qu’il vous faut pour gagner en efficacité. Lorsque vous notez les actions que vous devez effectuer en une journée, vous serez en mesure d’évaluer votre progression. En tenant compte de votre productivité, il vous sera toujours possible de réévaluer cette liste à la hausse ou à la baisse.

Dans la mesure du possible, indiquez trois à cinq réalisations à effectuer en une journée.

Etape 6 : Le combat contre la procrastination

Ensuite, vous devez à tout prix éviter la procrastination au quotidien pour apprendre à bien gérer votre temps. L’un des plus grands ennemis de la bonne gestion du temps est la procrastination ou l’habitude de tout remettre au lendemain.

Même en établissant une belle liste de tâches à accomplir, en vous fixant des objectifs clairs ou en adoptant les techniques d’organisation les plus efficaces, vous n’arriverez à rien si vous remettez toujours tout au lendemain.

Mais la procrastination n’est pas un ennemi aussi redoutable qu’on peut le penser. En effet, il est possible de se libérer de cette mauvaise habitude grâce à un système simple.

La première technique est de réaliser les tâches les plus difficiles de la journée en premier.

Le deuxième est de vous attribuer une petite récompense à chaque fois que vous accomplissez une tâche.

La troisième technique est de créer un système de compensation si vous n’avez pas réalisé une tâche en particulier. Par exemple, si vous n’avez pas pu effectuer 30 minutes de marche en une journée pour affiner votre silhouette, forcez-vous à monter les escaliers en rentrant du boulot pour compenser. De cette manière, votre cerveau va se souvenir de cette habitude.

Enfin, la quatrième technique est de toujours avoir à l’œil les tâches à réaliser. Pour cela, fixez la liste à un endroit très visible dans votre maison. Il vous sera ainsi difficile de les ignorer.

Grâce à ces diverses méthodes, vous allez apprendre à gérer votre temps sans être en proie à la procrastination.

Etape 7 : La délégation des tâches

Pour bien gérer son temps, il est aussi important d’apprendre à déléguer les tâches. Vous n’avez que 24 heures en une journée et même avec les meilleures techniques d’organisation, vous pourrez ne pas y arriver. Si cela est possible, déléguez certaines tâches afin de pouvoir vous focaliser sur celles qui sont plus importantes.

On va prendre l’exemple d’un chef d’entreprise. En tant que décisionnaire principale, il est sujet à de nombreuses responsabilités et parrainer des projets, valider des stratégies de communication, se rendre à des rendez-vous d’affaires et effectuer d’autres tâches à différents niveaux.

Dans ce cas, il ne sera pas possible pour lui d’assurer la gestion de son agenda ou de prendre son rendez-vous. C’est pour cette raison qu’il délègue cette tâche à sa secrétaire et consacre les précieuses heures de sa journée à des activités les plus importantes.

Lorsque vous déléguez les tâches pour mieux gérer votre temps, veillez quand même à ce que les instructions soient les plus claires possibles pour éviter les malentendus.

Etape 8 : Le rejet des demandes

Vous ne serez pas en mesure d’accepter des tâches supplémentaires si votre emploi du temps de la journée est déjà trop chargé et que vous ne pouvez négliger aucune tâche. Dans ce cas, vous devez être capable de rejeter des demandes.

L’expression d’un refus n’est pas aussi simple que cela. En effet, elle demande une certaine compétence pour le respect de soi et l‘affirmation personnelle. En étant capable de refuser certaines demandes, vous allez éviter de vous submerger par des tâches qui ne sont pas aussi importantes et qui peuvent être déléguées à d’autres personnes.

Lorsque vous exprimez un refus, vous devez adopter une communication claire et respectueuse pour ne pas heurter la personne qui fait la demande. L’idée n’est pas de rejeter celui ou celle qui effectue la demande, mais de refuser l’engagement. Pour cela, vous pouvez lui expliquer la raison de votre refus comme le manque de temps ou de ressources en fonction de vos priorités actuelles.

Refuser certaines demandes pour la gestion du temps

Les différentes méthodes à adopter pour bien gérer son temps

En plus des différentes étapes à suivre pour une bonne gestion du temps et des priorités, il existe également diverses méthodes efficaces qui peuvent vous aider à arriver. Chaque méthode de gestion du temps que nous vous présentons dans cette section est efficace, mais c’est à vous de choisir celle qui s’adapte le mieux à vos activités et votre personnalité.

Les approches suivantes ont été créées par des spécialistes. Choisissez celle que vous préférez et utilisez-la à votre avantage.

La matrice d’Eisenhower

Avec la méthode d’Eisenhower apprend une personne à gérer son temps en définissant les tâches à réaliser en priorité. En d’autres mots, vous allez tout simplement classer les différentes tâches à réaliser dans une journée en fonction de leurs degrés de priorité et d’urgence.

Si vous décidez d’adopter la matrice d’Eisenhower pour mieux gérer votre temps, vous devez classer les tâches en 4 niveaux de priorité dont :

Les tâches urgentes et importantes
Les tâches urgentes mais qui ne sont pas importantes
Les tâches qui sont importantes, mais qui ne sont pas urgentes
Les tâches qui ne sont pas urgentes et pas importantes

Il serait préférable de retirer les tâches non urgentes et non importantes de votre agenda pour ne pas vous submerger.

La loi de pareto

Avec la méthode de Pareto, vous allez gagner plus d’efficacité lors de vos activités dans une journée. Selon la loi de Pareto, seulement 20 % de vos efforts vous donne 80 % de résultats. Mais pourquoi donc ? Eh bien, cette loi compte parmi les meilleurs outils pour aider une personne à gérer son temps. En effet, grâce à cette méthode, vous allez seulement vous concentrer sur les choses essentielles.

Nous allons prendre un exemple pour vous aider à mieux comprendre. Disons que vous projetez d’apprendre une langue étrangère et que vous avez déjà établi une méthode d’apprentissage en indiquant chaque étape nécessaire. Avec la loi de Pareto, vous allez constater que 20 % de votre apprentissage vous donne déjà la possibilité de faire face à 80 % des situations de communication dans cette langue étrangère.

Pour cela, vous devez uniquement vous concentrer sur les vocabulaires essentiels de cette langue et les grammaires utiles dans un premier temps. Selon les spécialistes, l’apprentissage de 500 mots dans une langue suffit pour communiquer efficacement. Ainsi, concentrez-vous uniquement là-dessus avant de passer au perfectionnement.

La méthode pomodoro

L’art de gérer son temps consiste à améliorer ses temps de concentration et c’est ce que nous apprend la méthode Pomodoro. Pour gérer votre temps efficacement, vous devez être capable de bien l’utiliser au quotidien.

Avec un haut niveau de concentration, vous allez voir que vous serez plus apte à gérer votre temps. Plus vous serez capable de vous concentrer et plus vous aurez la possibilité de terminer chaque tâche rapidement. Optez pour la méthode Pomodoro si vous avez envie de booster votre temps de concentration.

Avec la technique de Pomodoro, vous allez diviser votre temps de travail en diverses portions de 25 minutes. Lorsqu’un segment est achevé, vous pouvez vous attribuer 5 minutes de pause. Continuez cette opération quatre fois pour achever 2 heures de travail. Prenez une longue pause pour être encore plus productif par la suite.

Pour avoir une vie moins stressante et être en mesure de réaliser vos objectifs, vous devez apprendre à bien gérer votre temps. Cette compétence est essentielle et vous devez l’acquérir. Mais ne vous précipitez pas, car la gestion du temps s’acquiert avec l’expérience et il est possible que vous soyez parfois sujet à des découragements ou que vous ayez envie de tout remettre au lendemain.

Le plus important est de ne pas abandonner et persévérer. Au cas où vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs selon les temps que vous vous êtes fixés, ne vous blâmez surtout pas. Au lieu de cela, tenez compte de vos erreurs et faites de votre mieux à la prochaine tentative. Gardez toujours en tête que Rome ne s’est pas faite en un jour, que cela ne sert à rien de trop forcer les choses, au risque de vous surmener.

Pensez plutôt à trouver un bon rythme de travail en améliorant votre efficacité et votre concentration.

La méthode GTD

La méthode GTD signifie littéralement « Getting Things Done », qui se traduit par la capacité de faire en sorte que les choses se fassent. Pour cette autre technique qui apprend à une personne à bien gérer son temps, on se concentre sur 5 étapes essentielles.

D’abord, il y a la collecte ou le recensement des tâches à réaliser.
Ensuite, il y a le traitement de chaque tâche. On ne parle pas ici de la réalisation, mais plutôt l’évaluation de la nécessité des tâches que vous avez notées.
Puis, il y a l’organisation des tâches qui s’effectue après l’évaluation. Pour cela, vous allez classer les tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence.
L’étape suivante est la révision des tâches om vous allez analyser l’évolution de la réalisation des tâches tout en réévaluant le degré de priorité de chacune d’elles. Cette étape est à effectuer régulièrement.
Enfin, lorsque toutes les activités sont classées et organisées, vous pouvez enfin passer à l’action.

Jetez souvent un coup d’œil sur les tâches à exécuter en fonction de votre niveau d’énergie et de votre temps libre.

La méthode de moscow

L’autre méthode qui aide à bien gérer son temps est appelée Moscow. Créé en 1994 par l’expert en développement logiciel Dai Clegg, celle-ci se concentre également sur la priorisation des tâches. Avec la méthode de Moscow, vous allez déterminer l’impact qu’aura chaque tâche dans la réalisation de votre projet.

Comme pour la technique SMART, cette méthode s’explique selon les composant d’un acronyme :

Le M signifie « Must have » et regroupe les actions qui sont indispensables pour réaliser votre projet
Le S signifie « Should have » est classe les tâches intéressantes et importantes, mais qui ne sont pas essentielles
Le C signifie « Could have » et qualifie les tâches de peaufinage pour mettre en valeur votre travail
Le W signifie « Won’t have but would like » regroupe les actions que vous souhaiteriez réaliser, mais que vous ne pouvez pas à cause des circonstances comme le manque de temps ou de ressource.

Le swiss cheese ou time boxing

C’est Alan Lakein qui a inventé cette méthode en 1974 et elle est également appelée méthode de gestion par blocs de temps. Le Time boxing se manifeste par le fractionnement d’une tâche en sous-tâches pour rendre la mission plus facile à réaliser.

Quand vous avez fini une liste de sous-tâches, donnez à chacune d’elle un temps de réalisation précis que vous ne devez surtout pas dépasser.

Avec cette méthode, vous allez facilement réaliser les missions les plus difficiles. En effet, quand un travail est divisé en portions plus petites, vous serez moins découragé et serez en mesure de faire des progrès petit à petit.

Le time blocking

On parle ici de la technique de blocage du temps pour celui ou celle qui souhaite mieux gérer son temps. Cette méthode est identique au time boxing, mais la seule différence est qu’elle consiste à diviser l’emploi du temps de la semaine en blocs pour chaque activité.

Par exemple, vous pouvez vous occuper de l’analyse du stock de vos articles de vente en ligne tous les mercredis et réserver le jeudi à l’analyse de l’état de vos finances.

Grâce à cette tâche, vous allez vous focaliser sur une tâche en particulier chaque jour sans être submergé par d’autres. De cette façon, vous économiserez du temps et de l’énergie.

La méthode eat that frog

Il s’agit d’une méthode efficace pour lutter contre la procrastination sans se livrer au stress. « Eat that frog » signifie littéralement en français « Avalez le crapaud » et cette méthode provient du livre de Brian Tracy qui s’intitule « Mangez ce crapaud ! 21 stratégies pour vaincre la procrastination et gagner en efficacité ».

Avec cette méthode, vous allez vous servir de l’image du crapaud pour qualifier la tâche la plus difficile et la plus pénible à réaliser. Pour cela, vous allez commencer votre journée avec la tâche qui s’avère la moins attrayante, mais qui s’avère être la plus importante dans la réalisation des autres.

Cette technique consiste à se concentrer sur les tâches primordiales en premier lieu et d’attaquer les missions les moins urgentes ou prioritaires par la suite. Cette méthode s’appuie sur le fait qu’une personne est beaucoup plus productive aux premières heures de la journée.

Pour en savoir plus, voici les articles sur la gestion du temps :