Vous avez l’impression que le temps échappe à votre contrôle et que vos journées ne suffisent pas pour terminer toutes vos tâches ? Il est possible que cela soit attribuable à une gestion des priorités au travail qui pourrait être améliorée.
N’oubliez pas que ceux qui ont accompli de grandes choses n’ont eu que 24 heures comme vous. Ainsi, pour maximiser votre efficacité et terminer tout ce que vous avez à faire, il est essentiel d’apprendre la gestion des priorités au travail. Cela vous permettra de focaliser votre énergie sur les tâches les plus importantes et d’organiser votre emploi du temps de manière plus stratégique.
Pourquoi la gestion des priorités au travail est importante ?
Être en mesure de gérer ses priorités est d’une importance capitale pour une meilleure organisation du temps au travail. Savoir comment être organisé, en étant capable de déterminer l’importance de vos missions en une journée et de prioriser les tâches en conséquence, offre de nombreux avantages :
Une meilleure productivité
La gestion des priorités au travail évite la procrastination ou l’envie de tout remettre à plus tard. En apprenant à prioriser les tâches importantes, vous allez accomplir un grand nombre de choses en moins de temps que d’habitude.
De plus, cette approche contribue à faire passer le temps plus vite au travail, rendant vos journées plus agréables et productives. En utilisant des outils de planification, vous allez apprendre à mieux structurer votre travail tout en étant plus efficace et en évitant les distractions inutiles.
Moins de stress
La mauvaise gestion de vos priorités dans votre travail peut être la source de stress et d’anxiété. Si vous avez une journée de travail plus structurée, vous serez capable de gérer les échéances en n’étant jamais submergé par une grande quantité de tâches.
Un équilibre entre travail et vie personnelle
Grâce à une gestion efficace de vos priorités, les limites que vous vous fixez seront plus claires. Dans ce cas, vous accorderez plus du temps pour autre chose à part votre travail. Au lieu de passer une grande partie de votre temps à vos activités professionnelles, vous aurez des moments de repos et de détente, ce qui est important pour votre bien-être et votre épanouissement dans votre vie personnelle.
Comment faire pour gérer ses priorités dans son métier ?
Vous l’avez compris, la priorisation des tâches est importante pour avoir une journée de travail bien organisée, mais comment s’y prendre ? Une gestion des tâches efficaces, accompagnée de plusieurs bonnes habitudes et de l’adoption des meilleures méthodes, vous permet d’y arriver sans problème.
Suivre des méthodes populaires pour la priorisation des tâches
De nombreux spécialistes se sont penchés sur le problème de gestion des priorités au travail et ont élaboré des méthodes efficaces pour ceux qui ont du mal à avoir une journée bien organisée. Si vous souhaitez devenir un As de la priorisation des tâches, choisissez simplement l’une des méthodes populaires suivantes :
La matrice d’Eisenhower
Il s’agit de l’une des méthodes les plus populaires pour la gestion des priorités. L’astuce d’Eisenhower est l’organisation des tâches en 4 catégories en fonction de leur importance et de leurs urgences. Les 4 catégories sont :
- Urgent et important
- Important, mais non urgent
- Urgent, mais non important
- Ni urgent ni important
La méthode MoSCoW
Voici une autre méthode bien connue et largement utilisée pour la gestion des priorités au travail. Elle consiste également à classer les tâches en 4 catégories :
- Must have : tâches critiques
- Should have : tâches importantes, mais pas critiques
- Could have : tâches optionnelles
- Will not : tâches non prioritaires
La Loi de Pareto
La loi de Pareto est basée sur la règle du 80/20. Cela signifie que vous devez vous focaliser sur les 20% de tâches qui offrent 80% des résultats. En d’autres termes, vous vous occupez des actions les plus impactantes.
La méthode NERAC
Cette méthode de gestion des priorités au travail est simple. Dressez un tableau et notez-y vos tâches en estimant le temps que vous allez prendre pour terminer chacune d’entre elles. N’oubliez pas de mettre une marge de sécurité, considérer les priorités et suivre votre progression.
La méthode ABCDE
Avec cette méthode, vous allez répartir vos tâches en 5 catégories selon leurs niveaux d’importance dont :
- A pour les tâches très importantes
- B pour les tâches importantes
- C pour les tâches optionnelles
- D pour celles qui peuvent être déléguées
- E pour celles que vous pouvez éliminer
La comparaison par paires
Cette astuce est sans doute la plus simple de toutes. Vous allez prendre deux tâches par paire et les comparer pour déterminer la plus importante et la plus urgente.
Avaler le crapaud
Le crapaud représente la tâche la plus difficile que vous allez effectuer dans la journée. Pour une meilleure gestion des priorités au travail, attaquez-vous tout de suite à cette tâche avant de vous occuper des tâches plus simples et plus abordables. Se former sur la gestion du temps et des priorités peut grandement vous aider à adopter cette méthode avec succès. De cette façon, vous pouvez gagner plus de temps.
La méthode de Warren Buffett
La méthode de Warren Buffett est appelée le 5/25. Cela consiste à faire une liste de 25 objectifs et de sélectionner les 5 qui sont les plus importants pour vous en ignorant les autres.
La méthode Ivy Lee
Tous les jours, vous allez dresser une liste en indiquant les 6 tâches les plus importantes. Vous allez ensuite les classer en fonction de leur ordre d’importance et les effectuer sans vous laisser distraire.
Les multiplicateurs de temps
Enfin, il y a ce qu’on appelle les multiplicateurs de temps qui consiste à se concentrer uniquement sur les actions qui boostent votre efficacité à long terme.
L’adoption des bonnes habitudes
Les bonnes habitudes sont nombreuses, mais ici, on va se concentrer seulement sur celles qui vous aident dans la gestion des priorités au travail. Pour améliorer votre efficacité au travail, il est essentiel de vous débarrasser de vos mauvaises habitudes. Vous ne serez pas capable d’utiliser les méthodes efficaces que nous avons mentionnées précédemment si vous persistez à maintenir ces habitudes contre-productives.
Éviter le multitasking
Même si beaucoup de personnes affirment le contraire, faire plusieurs choses à la fois ne vous aide pas à être plus productif. De même, c’est pour éviter cela que la gestion des priorités au travail est importante.
Lorsque votre cerveau effectue deux ou plusieurs tâches complexes à la fois, la qualité de votre travail ne sera pas assurée. En effet, il est difficile pour l’esprit de passer d’une zone à l’autre, car il est obligé de partager une partie de son attention à chacune d’elle.
Être réaliste dans les délais
Veillez à ce que les échéances de chaque tâche qui constituent votre liste soient bien claires afin d’éviter les retards. Même si les clients considèrent toujours leurs demandes ou leurs commandes comme étant des tâches urgentes, vous êtes libre de gérer les priorités dans votre travail et de classer ce qui est important. Ne soyez pas trop optimiste dans vos objectifs. Soyez plutôt réaliste en tenant compte de vos capacités pour éviter la frustration.
Éviter le perfectionnisme
Vous allez perdre du temps et votre précieuse énergie si vous cherchez constamment à réviser votre travail en vous attardant sur des détails insignifiants. Pour gérer votre priorité, contentez-vous simplement de bien faire le travail afin d’avoir le temps de vous concentrer sur les autres tâches importantes. Acceptez de faire des erreurs et tirez des leçons de votre expérience pour développer davantage votre efficacité.