Saviez-vous que la plupart des personnes à succès utilisent désormais d’un gestionnaire des tâches cent fois plus efficaces et plus pratiques que les post-it et Excel ? Mais que sont donc ces outils révolutionnaires qui facilitent la réalisation des activités des professionnels et des particuliers ? Vous saurez tout en détail dans cet article.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire des tâches

Pour bien comprendre la définition et l’utilité d’un gestionnaire tâche, vous devez d’abord connaître le sens de deux termes essentiels : la tâche et la gestion de tâche. Dans le cadre de la gestion d’un projet, une tâche est une mission qui doit être effectuée pour une période donnée. Vous pouvez diviser cette tâche en plusieurs petites tâches pour la rendre plus facile à réaliser et faire le suivi de chacune d’entre elles en utilisant des statuts, comme par exemple :

• En cours
• Déléguée
• Terminée
• Échouée
• …

En parlant de ces statuts, on a déjà abordé la signification de la gestion des tâches. En effet, cela consiste à faire un suivi de la réalisation de chacune des tâches tout au long de leurs réalisations. Il ne suffit pas de créer une liste des tâches à réaliser, mais aussi de faire leur suivi, en attribuant au membre de votre équipe si vous travaillez en groupe et fixer les délais.

Enfin, un gestionnaire de tâches ou logiciel de gestion des tâches est un outil qui vous permet de créer votre liste et de faire des notes. Il s’agit d’une solution plus efficace et plus moderne par rapport à l’ancienne méthode qui est l’utilisation des notes autocollantes.

Le gestionnaire de tâches comporte des fonctionnalités pratiques pour vous permettre de suivre automatiquement vos tâches et vos réunions, fixer les délais et déterminer facilement vos priorités. De plus, il facilite la gestion des priorités au travail, assurant ainsi que vous accordez l’attention nécessaire aux tâches les plus importantes et urgentes.

Pourquoi utiliser un gestionnaire des tâches ?

Beaucoup de professionnels et de particuliers ne peuvent plus se passer du gestionnaire des tâches après avoir profité des différents avantages qu’il procure. Les atouts d’un tel outil sont nombreux, mais on va vous citer ici les essentiels :

Sur la plateforme de gestion de tâches, vous avez tout dans le même panier, que ce soit la liste de toutes vos tâches, vos notes importantes et d’autres éléments essentiels que vous souhaitez inclure dans votre liste.

Cette solution vous permet de bien organiser vos tâches, de les attribuer à quelqu’un ou de les classer par ordre hiérarchique tout en respectant le calendrier. C’est exactement ce dont vous avez besoin pour savoir comment être organisé dans votre travail quotidien.

Un gestionnaire tâche vous indique l’avancement de chaque tâche pour vous assurer qu’elle sera finalisée selon le temps de réalisation que vous vous êtes fixé.

Avec un outil conçu pour la gestion des tâches, vous ne serez plus obligés d’avoir recours à des solutions moins pratiques comme MS Office ou les notes autocollantes.

Grâce à cet outil pratique, vous pouvez être sûr de respecter votre calendrier et ne jamais dépasser vos délais.

Si vous travaillez en équipe, un gestionnaire des tâches va améliorer votre collaboration et vous aider à rester organisé en toute circonstance sur une plateforme unique.

Comment bien gérer ses tâches au quotidien ?

Si vous n’avez aucune idée de la manière de gérer vos tâches journalières, il existe certaines astuces efficaces qui vous aident à y arriver :

Le classement des tâches en fonction de leur priorité

Peu importe le gestionnaire des tâches que vous utilisez ou le niveau de difficulté de vos missions, ne négligez jamais la priorisation. Pour une gestion efficace des tâches, la hiérarchisation des tâches de manière appropriée est essentielle, car elle vous permet d’exécuter rapidement et efficacement les tâches selon le délai que vous avez prévu.

Une formation en gestion du temps et des priorités peut également vous fournir les compétences nécessaires pour optimiser votre productivité et mieux organiser votre travail quotidien.

Une bonne définition des jalons

Le jalon est une date clé dans l’exécution d’un projet. Vous n’avez pas besoin de fixer un grand objectif pour bien assurer la gestion des tâches. Au lieu de cela, déterminer certains jalons qui vont garder la motivation de votre équipe et les aider à exécuter les tâches à temps.

Tout garder au même endroit

Essayez de regrouper au même endroit tous les éléments dont vous avez besoin dans la gestion de vos tâches. Réunissez-en un seul endroit votre calendrier, votre planificateur et tout autre détail important. Cela va simplifier votre travail et vous aider à être plus rapide dans vos actions. C’est l’un des avantages les plus évidents d’un gestionnaire des tâches en ligne.

Savoir fixer des délais réalistes

Les délais sont pénibles, mais ils ont pour avantage d’améliorer la productivité. Selon certains chercheurs, lorsqu’une personne est obligée de suivre un délai dans la réalisation de son travail, elle est beaucoup plus rapide et plus impliquée.

Utiliser une application pour emploi du temps peut vous aider à gérer ces délais de manière plus efficace, en vous permettant de planifier vos tâches de manière réaliste tout en tenant compte des imprévus inévitables.

Limiter le nombre de tâches quotidiennes

Vous souvenez-vous de l’histoire du lièvre et de la tortue ? Elle a prouvé que la rapidité n’est pas toujours le plus important et que parfois, une personne lente et régulière finit par faire les choses en mieux.

On ne va pas tomber dans l’extrémisme en disant que la lenteur est le meilleur des atouts, mais plutôt que chaque personne a son propre rythme de travail et qu’il est important de fixer les échéances en tenant aussi compte du potentiel et de la productivité d’une personne, ce qui contribue à promouvoir une efficacité au travail optimale.

Attribuer des récompenses

Si vous travaillez en groupe, vous pouvez utiliser des petites récompenses amusantes pour booster la motivation des membres de votre équipe. Vous pouvez, par exemple, mettre des primes de performances pour inciter votre personnel à travailler plus dur et plus rapidement pour atteindre ses objectifs sans se laisser distraire.

Comment bien choisir son gestionnaire des tâches ?

Il vous sera impossible d’appliquer les conseils qu’on vient de vous donner si vous ne choisissez pas le bon logiciel dans la gestion efficace de vos tâches. Pour faire le bon choix, gardez en tête les facteurs suivants :

Un bon visuel

La disposition visuelle est le premier critère à prendre en compte, car vous allez vous servir de cet outil tous les jours. Avec un logiciel convivial et agréable à utiliser, vous vous sentirez plus motivé.

Le meilleur choix se porte sur les outils qui disposent d’un tableau de bord et de tableaux visuels qui permettent de séparer les projets, facilitant ainsi une gestion agenda efficace. Ils sont beaucoup plus faciles à utiliser qu’une feuille de calcul Excel.

La possibilité d’intégration

Il peut être pénible de passer d’un outil à un autre. Dans ce cas, optez pour un modèle qui peut s’intégrer avec votre ancien outil et vérifiez bien la manière de procéder si ce n’est pas trop compliqué. De cette façon, vous allez plus facilement déplacer vos outils sans passer par des étapes difficiles et décourageantes.

L’option de partage

Pour un outil utilisé en équipe, la présence d’une option de partage est obligatoire. Elle vous permet de partager le contenu à tous les membres de votre équipe, aux clients ou toutes les autres parties prenantes. Cela va contribuer grandement au renforcement de votre collaboration et faciliter la communication entre tous les membres.