Vous aimeriez voir votre entreprise battre les records en productivité ? Si c’est le cas, vous devez d’abord penser à une bonne organisation du travail. Mais à quoi cela consiste exactement ?

Eh bien, un outil ou logiciel d’organisation de travail vous offre des avantages énormes avec ses fonctionnalités intéressantes pour les projets et les tâches, mais aussi ses options pour la gestion du temps. Avec une telle arme entre vos mains, vous allez à coup sûr booster la productivité et l’efficacité au sein de votre entreprise. Si vous n’avez pas encore une idée de l’importance de cet outil, je vais éclairer votre lanterne.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’organisation du travail ?

Un logiciel d’organisation de travail est tout simplement un outil conçu pour organiser le travail. Ici, je vous parle surtout de sa version en logiciel, mais il existe aussi des modèles sous forme de plateforme ou d’application.

Cette petite merveille de la technologie a été créée spécialement pour les entreprises et leurs collaborateurs afin de les aider à mieux s’organiser, bien planifier leurs journées et leurs heures de travail, gérer efficacement leurs tâches, leurs ressources et leurs projets.

En ayant recours à cette technologie moderne, vous allez voir que le travail en équipe de votre entreprise sera plus cohérente et structurée et c’est surtout grâce à des fonctionnalités comme :

• L’accès des informations à un seul et même endroit
• La simplification de la communication entre les différents utilisateurs
• La possibilité de suivre les progrès
• L’automatisation des tâches qui sont complexes et répétitives

Exemples et avantages des outils d’organisation de travail

Vous n’avez pas à vous limiter sur quelques outils d’organisation de travail, parce qu’il y en a tellement. Vous risquez même d’avoir l’embarras du choix pour trouver celui qui irait comme un gant à votre entreprise en fonction de vos besoins et votre secteur d’activité.

Je vous donne ici quelques exemples de logiciel d’organisation de travail pour vous donner un petit aperçu de ce que je suis en train de parler :

• Il y a les logiciels de gestion de projet qui sont conçus pour la planification et le suivi des projets avec des détails et des informations accessibles à tous les membres (Asana, Trello, Microsoft Project, Jira, Basecamp…)
• Puis, on a les outils de communication interne qui mettent à disposition divers canaux de discussion ayant pour but de simplifier les échanges et d’assurer une meilleure coordination des équipes
• Enfin, il y a les systèmes de suivi du temps qui accompagnent les utilisateurs dans l’optimisation de la répartition des tâches, du temps ainsi que les ressources sur les projets (Grizzly, Clockify, Paymo, Teamlader Focus…)

Et les avantages d’un outil d’organisation du travail ne s’arrêtent pas là, puisqu’il est aussi personnalisable et évolutif. Pour faire court, il peut s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et vous pouvez même y intégrer plusieurs autres applications ou services, y compris un gestionnaire des tâches, que vous utilisez régulièrement.

Enfin, je ne vais pas oublier de vous dire que les outils d’organisation du travail vous permettent aussi d’accéder au mode Software as a Service ou SaaS solutions par le cloud. C’est génial, puisque vous n’êtes plus obligés d’installer ou de gérer des logiciels à partir de vos propres serveurs.

Quels sont les différents types de logiciel d’organisation de travail ?

Comme je viens de vous l’expliquer, les logiciels d’organisation de travail se déclinent sous plusieurs formes dans le but de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Pour ne pas vous ennuyer avec une longue liste, je vais simplement vous citer les types les plus connus :

• Les logiciels pour la gestion de projet qui sont destinés à la planification, le suivi et la gestion des projets grâce à la centralisation des informations, l’attribution des tâches et le suivi des progrès.
• Les outils de suivi du temps qui permettent de suivre de près le temps consacré à la réalisation de chaque tâche ou chaque projet, mais aussi pour assurer une meilleure gestion des ressources et une optimisation de la productivité.
• Les logiciels de communication qui simplifient la communication entre plusieurs utilisateurs et facilitent le partage des informations, l’envoi de documents importants et la réalisation des mises à jour à temps réel.
• Les outils de gestion de ressources qui ont été conçus pour la gestion des ressources humaines, des finances et les ressources matérielles en rendant plus simple la création et la gestion de planning, l’analyse et le suivi des ressources.

Pourquoi se servir d’un outil d’organisation du travail ?

Les entreprises qui ne veulent pas manquer des opportunités uniques et qui souhaitent réussir tous leurs projets peuvent compter sur un logiciel d’organisation de travail de qualité. Je peux vous assurer que les atouts d’un tel outil sont précieux pour votre entreprise et vos collaborateurs. Voici quelques actions que vous pouvez réaliser avec cet outil :

Boostez votre productivité

Un moyen pour rendre votre équipe plus efficace ? Automatisez certaines tâches et la communication entre chaque membre grâce au logiciel d’organisation de travail. Vous allez voir vos projets se réaliser plus rapidement et votre productivité être boostée.

Si vous cherchez des logiciels d’organisation de travail, ce ne sont pas les choix qui manquent et il suffit de faire un tour sur internet pour en dénicher des dizaines. Parmi les meilleurs, je peux vous conseiller :

• Pocket
• Slack
• Offtime
• Toggl Track
• Do it Tomorrow
• Doodle
• Trello
• Asana
• Clickup
• Travail d’équipe
• …

Accédez à toutes les infos au même endroit

Avoir tous les œufs dans le même panier est très utile quand on travaille sur un projet. Ce que je veux dire par là, c’est que le logiciel d’organisation de travail vous donne accès aux données et aux documents importants en un seul endroit. Si comme moi, il vous arrive parfois d’être un peu tête en l’air et d’oublier l’emplacement de certaines choses, cet outil va beaucoup vous aider.

Gérez facilement les ressources

Avec un logiciel d’organisation de travail, vous allez voir que la gestion des diverses ressources humaines, financières ou matérielles sera du gâteau. Vous n’avez plus à galérer pour constater les progrès de la réalisation de chaque projet ou tâche en cours. Cela va vous aider à mieux utiliser les ressources disponibles et déterminer ce qui peut encore manquer.

Faites moins d’erreurs

Certaines tâches vont être automatisées et la communication entre chaque membre de votre équipe sera de plus en plus facile. Tous les éléments sont là pour vous aider à bien organiser votre travail. Cela en minimisant les risques d’erreur et de malentendus pouvant se produire lors de la gestion des tâches et des projets plus compliqués. La qualité de votre travail sera bien meilleure.

Améliorez la collaboration avec votre équipe

Si vous et votre équipe utilisez l’outil d’organisation de travail, votre collaboration sera plus simple. L’espace offert par le logiciel est accessible à tous. Chaque utilisateur peut partager facilement des informations, des tâches et des informations tout en discutant des détails essentiels.  Si la coopération et le travail en équipe sont importants pour votre entreprise, cette fonctionnalité vous sera d’une grande utilité.

Comment mettre en place un outil d’organisation de travail ?

Enfin, vous êtes convaincus de l’utilité d’un outil d’organisation de travail dans votre entreprise ? Pour la mise en place d’une organisation, vous devez passer par quatre étapes essentielles qui sont :

• L’évaluation des besoins de votre entreprise
• La comparaison des fonctionnalités disponibles
• Le test de divers outils pour déterminer celui qui s’adapte à vos besoins
• La formation de chaque collaborateur dans l’utilisation de l’outil