Le choix de votre méthode de travail influence grandement sur l’accomplissement de vos tâches et votre productivité. Dans cet article, nous allons explorer la méthode de travail efficace élaborée par des spécialistes en la matière. Avec ces diverses techniques au choix, vous allez forcément trouver celle qui vous faut.
L’optimisation de votre espace de travail
La première astuce pour une bonne méthode de travail est la création d’un univers qui vous met tout à votre aise. L’endroit devrait être en quelque sorte votre petit havre de paix pour être plus fonctionnel et productif.
Vous ne serez pas en mesure d’adopter la meilleure méthodologie de travail et de travailler efficacement en étant exposé en permanence à des sources de distractions extérieures. Grâce à ce petit cocon, vous aurez à portée de main tout ce dont vous avez besoin pour un maximum d’efficacité au travail et être mieux organisé.
N’oubliez pas également de bien ranger vos papiers et de créer à cet effet un système de classement en vous référant à la méthode de « touche unique ». Avec cette méthode, vous allez prendre les papiers, les stylos, les dossiers et tout autre objet présent sur votre lieu de travail et décider si vous allez le jeter ou le ranger.
En plus de bien ranger les documents, vous devez aussi les classer en adoptant le meilleur système afin d’y accéder facilement plus tard. Pour cela, vous pouvez par exemple vous servir de lutins ou de fardes pour bien classer chaque client et projet. Vous saurez ainsi exactement où classer un nouveau document qui arrive sur votre bureau.
Optez pour un support unique pour la gestion de vos tâches
L’autre méthode de travail efficace qui va vous faciliter la vie est l’enregistrement de toutes les tâches dans un seul endroit. La gestion de vos tâches devient ainsi plus fluide et organisée. À vous de faire un choix entre un agenda et une to-do list.
Oubliez les vieilles méthodes de travail comme le post-it et les pense-bêtes pour ne pas vous embrouiller l’esprit. Au cas où vous avez choisi votre agenda pour le renseignement de vos tâches, vous n’avez plus besoin d’utiliser votre calendrier.
Méthode de travail efficace : Attaquez-vous aux tâches les plus rapides
Si dans votre liste, vous trouvez des tâches qui peuvent être réalisées en moins de deux minutes, vous pouvez vous en occuper immédiatement. Ces tâches peuvent être par exemple le classement de documents, le passage d’un coup de fil important ou ma réponse à des mails.
Vous n’avez pas besoin d’enregistrer la tâche, car vous allez perdre du temps pour son classement, sa priorisation et toute autre action avant de l’exécuter. Vous allez apprendre comment bien travailler avec d’excellentes habitudes.
Minimiser les tâches prioritaires
L’autre méthodologie de travail qui vous facilite la vie et vous apprend comment travailler efficacement est la réduction des tâches à réaliser en priorité. La gestion de vos priorités au travail est essentielle pour effectuer un classement de vos tâches, en partant des plus urgentes à celles qui peuvent être traitées plus tard.
Vous n’êtes pas obligés d’adopter une méthode de travail plus difficile que cela. Tout ce qu’il vous faut est une numérotation des tâches en fonction de leurs priorités.
Vous pouvez vous suffire de cette approche relativement simple et la priorisation des tâches à traiter avec urgence peut être effectuée de manière instinctive en gardant la liste des tâches « À traiter ASAP » la plus courte possible.
Méthode de travail efficace : Éloignez-vous des bruits
Les notifications vous envahissent souvent et peuvent vous déranger lorsque vous vous concentrez sur une tâche spécifique. Ces interruptions peuvent avoir des impacts négatifs sur votre productivité.
Pour comprendre comment être organisé et maintenir une concentration optimale, éloignez-vous de toutes les listes de diffusion sans intérêt, des notifications inutiles et des newsletters dont vous pouvez vous passer. Pour cela, vous pouvez les désactiver ou couper l’alerte visuelle de votre messagerie quand un nouvel e-mail arrive.
Optez pour le Timeboxing
On définit le Timeboxing comme la fixation d’une limite de temps pour la réalisation de chaque tâche. Si vous cherchez à savoir comment être efficace au travail, cette méthode est la plus recommandée.
Il s’agit d’une technique de gestion du temps dans le cadre des méthodes agiles qui ont pour principaux objets la maîtrise des délais et la planification des tâches. Pour approfondir vos compétences en la matière, suivre une formation en gestion du temps et priorités peut être extrêmement bénéfique.
On se sert souvent de cette méthode de travail efficace pour la gestion de projets afin de réaliser des livraisons fréquentes et régulières. En d’autres termes, cette méthode consiste à diviser votre temps en périodes successives avec une durée égale et plus courte.
Si le Timeboxing ne vous plaît pas, vous pouvez opter pour d’autres exemples de méthodes de travail comme :
La technique de Pomodoro
Cette méthode de travail efficace s’effectue en 5 étapes. Cherchant comment travailler efficacement tout en restant bien organisé, Francesco Cirillo a élaboré cette technique vers la fin des années 80. Le principe est simple : vous choisissez une tâche et vous démarrez votre chronomètre en réglant la durée sur 25 minutes. Pour une meilleure gestionnaire des tâches, il est crucial de suivre cette approche systématique.
Lorsque votre esprit fait face à un challenge, il est capable de donner son maximum et faire preuve de rapidité. Vous pouvez vous attribuer une pause de 5 minutes après chaque tâche et redémarrer le chrono par la suite. Quand vous avez effectué 4 sessions au total, vous pouvez enfin vous permettre une longue pause entre 15 à 20 minutes en guise de récompense. Cette méthode de travail est efficace pour développer l’agilité de l’esprit.
La technique du 52/17
Cette méthode de travail efficace consiste à travailler pendant 52 minutes puis de faire une pause de 17 minutes. Créée par l’entreprise lettone Draugiem Group avec le fameux logiciel Desk Time, cette technique populaire a plusieurs fois prouvé son efficacité. En travaillant avec un but à court terme, vous serez capable de développer rapidement votre performance.
Méthode de travail efficace : La technique des sessions de 90 minutes
Le psychologue suédois Anders Ericsson a créé cette méthode de travail efficace en se basant sur ses recherches sur la psychologie de l’expertise et de la performance humaine. Elle consiste à effectuer une session de travail efficace avec une durée maximale de 90 minutes pour une amélioration assurée de la performance. Pour optimiser encore plus votre productivité, l’utilisation d’un logiciel de gestion de temps de travail peut s’avérer très utile.
Pour bien travailler, n’oubliez jamais de fixer des objectifs clairs et des limites de temps lorsque vous démarrez une réunion. Beaucoup de personnes limitent leurs réunions à 30 minutes par jour et ne le prolongent jamais à plus d’une heure. Utilisez un chronomètre visible par tous les participants durant les meetings et informez-les de la durée maximale de la réunion.