La gestion de temps est un élément essentiel dans la réussite d’un projet. C’est la raison pour laquelle les deux sont complémentaires. Si vous projetez de vous lancer dans la gestion de projet, vous devez bien disposer du temps. Il existe différents outils qui vous permettent d’optimiser votre gestion du temps, mais avant de les citer, on va voir la différence entre les outils de gestion du temps et celui qui est destiné à la gestion de projet.

Outil de gestion de temps et outil de gestion de projet : la différence

Un outil conçu pour la gestion de temps a été principalement créé pour planifier et répartir le temps dans le cadre personnel ou professionnel. De son côté, l’outil de gestion de projet a été fondamentalement conçu pour la planification, l’exécution et le suivi de la progression d’un projet.

Dans les outils de gestion de projet, on trouve souvent des fonctions dédiées à la gestion du temps. Dans les outils pour chef de projet, vous avez également droit à des fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent de gérer votre budget, vos ressources et d’encourager la collaboration entre les membres de votre équipe professionnelle.

Enfin, vous devez aussi garder en tête que l’utilisation des outils de gestion du temps demande une analyse des données collectées, ce qui nécessite une fonctionnalité de gestion de projet.

Les avantages offerts par les outils de gestion du temps

Le principe de la gestion du temps est en relation avec le déroulement du travail en mode projet. Pour obtenir des résultats satisfaisants, vous devez lier le travail avec un suivi d’efficacité. Joindre une formation en gestion du temps et des priorités peut vous aider à maîtriser ces compétences.

Bien que les méthodes traditionnelles telles que les feuilles de papier, le stylo, le calendrier et le chronomètre soient encore possibles, le rythme et les conditions de travail actuels exigent des moyens plus efficaces et beaucoup plus pratiques.

La meilleure décision que vous puissiez prendre pour garantir un bon fonctionnement de votre projet est l’utilisation de différents outils de gestion de temps ou outils de pilotage de projet. En effet, ce genre d’application va vous permettre de :

• Trouver au même endroit tous les éléments essentiels pour la gestion de travail et de projet.
• Accéder à votre travail via de nombreux supports comme l’ordinateur, la tablette et le smartphone
• Créer une méthodologie de travail plus rapidement
• Partager et échanger facilement votre travail avec vos collaborateurs
• Être encore plus efficace puisque l’outil vous permet de gagner du temps

La popularité croissante des outils de gestion de projet

De nos jours, les entreprises qui utilisent l’outil destiné à la gestion de temps et de projet pour la coordination de leurs équipes sont de plus en plus nombreuses.

Par ailleurs, notre monde actuel est de plus en plus interconnecté et les projets sont aussi de plus en plus difficiles à réaliser. Le travail en mode projet a pris de l’ampleur et c’est pour cette raison que de nombreux outils pour la gestion de temps et de projet ont vu le jour.

Essentiels pour la bonne marche de l’entreprise et une gestion efficace du temps, les outils destinés au chef de projet sont aujourd’hui largement utilisés par les petites, les moyennes et les grandes entreprises.

Avec cette popularité et cette démocratisation des outils pour la gestion de projet et pour la gestion de temps, de nombreux modèles sont disponibles, mais ils ne sont pas tous forcément efficaces.

Ainsi, si vous ne faites pas le bon choix, vous risquez de tomber sur un logiciel obsolète, mais si vous tenez compte des critères de choix essentiels, vous pourrez trouver d’excellents outils de gestion du temps, des applications aux tarifs d’abonnement abordables, des modèles proposant des périodes d’essais gratuites ou encore des outils qui proposent diverses fonctionnalités intéressantes.

Outils de gestion du temps : les différents types

Les outils pour la gestion du temps sont divisés en 4 catégories différentes dont les modèles d’efficacité et de concentration, les modèles listing d’actions, les modèles d’organisation personnelle et d’organisation du travail et enfin les modèles de partage.

Les modèles d’efficacité et de concentration

Vous pouvez gagner en efficacité en utilisant plusieurs méthodes, telles que la méthode Pomodoro, qui organise le temps en courtes plages horaires pour améliorer la concentration, la création d’une to-do list efficace, la matrice Eisenhower pour classer les tâches selon leur urgence et importance, ou encore la méthode GDT, qui classe les tâches.

En utilisant un outil de gestion du temps, vous devez intégrer ces techniques dans une méthode de travail efficace, en supprimant les distractions telles que les nombreux emails, le bruit ambiant, les messages intempestifs et le multi-tasking.

Les modèles de listing d’actions

Il s’agit de l’élaboration de liste de tâches qu’on vient d’évoquer dans les lignes précédentes. Cette liste est essentielle, car elle donne une vision claire de ce que vous allez faire tout au long de votre journée. Il existe des outils de gestion de temps accompagnés de fonctionnalités de gestion de projet qui vous permettent de minuter la réalisation de vos tâches et de donner des détails sur chacune de vos missions.

Divers outils pour le management de projet vous donnent la possibilité de prendre des notes ou de faire des commentaires sur une seule plateforme.

Les modèles d’organisation personnelle

Même avec une bonne vision de vos missions et de vos tâches et en parvenant à vous concentrer sur vos objectifs, vous n’arrivez à rien sans une bonne organisation si vous tenez à être performant dans la gestion de votre temps.

C’est la raison pour laquelle un logiciel pour organisation de travail, dédié à la gestion du temps ou au pilotage de projet, vous permet d’accéder à toutes vos données en un seul endroit. Ainsi, vous pourrez utiliser le cloud pour retrouver tous vos fichiers sur la même plateforme.

Les modèles de partage

Enfin, lors de la gestion des tâches et de projet, vous devez être en mesure de communiquer avec chaque membre de votre équipe et partager avec eux tout le contenu de votre travail ou une partie de celui-ci. Le meilleur modèle vous propose diverses fonctionnalités intéressantes comme :

• La vision des plannings
• Le partage et le contrôle des délais
• Le partage des agendas
• Le suivi du temps de travail