Au travail, un bon planning des tâches te permet d’être bien organisé et surtout de ne rien oublier. S’il y a un mot que tu dois à tout prix inclure parmi tes priorités dans le cadre de la gestion d’un projet, c’est l’organisation.
Grâce à un excellent planning des tâches, tu seras capable de voir où tu en es avec tes tâches, encourager le travail en équipe et informer toutes les personnes concernées par ton projet de ton avancement.
Qu’est-ce que le planning des tâches et quels sont les enjeux ?
Tu auras du mal à t’en sortir dans la réalisation d’un projet si tu ne planifies pas bien les diverses tâches. Avec la planification, tu seras capable d’estimer la durée de ces tâches et de déterminer les ressources nécessaires pour les réaliser.
Il y a plus d’une technique que tu peux utiliser pour diviser un projet en différentes tâches et les répartir sur un planning. Pour la gestion des tâches, tu dois effectuer les actions suivantes :
- Identifier les tâches en découpant le projet
- Déterminer le degré de priorité et ordonnancer les tâches entre elles
- Planifier les tâches en les répartissant dans le temps
- Répartir les tâches en tenant compte des ressources nécessaires
Chaque action est interdépendante. Par exemple, si tu rencontres des problèmes dans la répartition des ressources humaines, tu seras bien obligé obligés de réviser le planning des tâches. Tu ne dois surtout pas oublier que la planification est aussi liée au facteur temps, mais aussi à certains éléments comme les objectifs, les parties prenantes, les outils et les méthodes utilisées.
À part cela, tu ne dois pas sous-estimer les contraintes liées au manque de ressource et la durée du projet qui devrait être la plus courte possible, le coût de réalisation qui devrait rentrer dans le budget initial et enfin la qualité de la tâche qui devrait s’accorder aux prévisions.
En fin de compte, tu dois considérer 5 paramètres si tu veux en établir un bon planning des tâches. Il s’agit de la qualité, le délai, le coût, les risques et la performance.
Pourquoi le planning des tâches est important ?
Vous avez besoin d’un bon planning des tâches pour :
- Établir un enchaînement logique des tâches selon le temps dont vous disposez
- Déterminer les moyens et les ressources nécessaires
- Effectuer une analyse des charges de travail
- Définir les facteurs de risques
- Faire une comparaison de l’avancement du projet par rapport à ce qui était prévu
- Déterminer les priorités
Quelles sont les méthodes à adopter pour planifier les tâches ?
Maintenant que tu as bien saisi l’importance du planning des tâches, je vais te révéler des méthodes efficaces qui vont t’aider à procéder. Bien évidemment, tu ne peux pas tous les utiliser, mais tu peux choisir celle qui te convient le mieux.
Découper et ordonnancer
La tâche semble trop difficile. Elle t’effraie et pour l’aborder, tu ne sais même plus par où commencer ? Je te dévoile une méthode de travail efficace pour la rendre moins effrayante :
Tu découpes cette tâche en plusieurs petites tâches plus abordables et tu vas voir qu’elle sera nettement plus abordable. Tes collaborateurs vont même trouver leurs missions moins contraignantes et le travail se fera de plus en plus vite. Avec le découpage des tâches, tu peux aussi estimer les durées et les coûts plus facilement. Vous pouvez aussi éliminer plusieurs facteurs de risques qui sont engendrés par des projections qui sont trop éloignées dans les temps.
Utiliser la technique du mind mapping
Tu as déjà entendu parler de la méthode de la carte mentale ? Elle te permet de bien organiser ton esprit pour prendre les meilleures décisions en faisant le tour d’une problématique. Cette technique peut être utilisée en individuel ou en groupe.
Tu inscris l’objectif principal au centre et c’est à partir de cet objectif que tu crées différentes branches de mots clés. Plus d’autres idées émergentes de ton esprit et plus de nouvelles branches se créent autour de l’objectif principal.
Opter pour le Work Breakdown Structure
En français, cela signifie OTP ou Organigramme des Tâches du Projet. Cette méthode opérationnelle est la plus populaire si tu veux établir un bon planning des tâches. On parle ici du mapping hiérarchique qui débute partant des activités majeures, allant vers les tâches nécessaires à leur réalisation puis les sous-tâches.
Avoir recours à la méthode MoSCoW
Cette méthode fait partie de la gestion de projet agile et peut être efficacement utilisée avec un outil de gestion de projet. Elle est basée sur la priorisation en fonction de l’importance des tâches et l’impact qu’elle peut avoir sur la réalisation d’un projet. Tu dois classer les tâches en 4 catégories :
- Must have pour les indispensables
- Should have pour les importants
- Could have pour celles qui ont moins d’impact
- Won’t have but would like pour les optionnelles
Se baser sur la matrice Eisenhower
Si tu utilises la matrice d’Eisenhower comme outil de planification pour le planning de tes tâches, tu dois avoir en tête deux facteurs principaux : l’importance et l’urgence. En fait, une tâche importante n’est pas forcément urgente et une tâche urgente n’est pas forcément importante.
Employer la multiplication des critères ou scoring
Avec cette technique, tu peux lire les tâches à effectuer selon l’ordre qui te plaît. Si tu as par exemple 6 tâches, tu vas leur attribuer à chacun une notre entre 1 et 5 selon leurs urgences et leurs importances.
Ensuite, tu crées une colonne de priorité et celle qui est la plus urgente avec la note la plus élevée doit se trouver en tête de liste. Cette approche est idéale pour améliorer la gestion des priorités au travail et te permettre de te concentrer sur ce qui est vraiment crucial.
Utiliser les logiciels de planning de tâches
Si tu cherches le moyen le plus efficace et le plus rapide pour bien planifier tes tâches, utilise un logiciel de planning des tâches. Avec cet outil, tu vas pouvoir :
- clarifier les objectifs et les priorités de ton projet
- disposer d’une plateforme centralisée pour collaborer entre équipe
- faire un suivi de tes progrès et de tes responsabilités
- Mieux gérer le temps
- Bénéficier d’un outil plus accessible et plus flexible
- Réaliser des rapports et des analyses approfondies
Voici quelques exemples de logiciels de planning de tâches que vous pouvez trouver sur le web : Asana, Trello, Bitrix24, Google Workspace, Teamleader Focus, Microsoft To Do, Freedcamp, Airtable…