Une journée est largement suffisante pour terminer votre travail et avoir du temps pour les loisirs et le repos. La seule règle d’or à respecter est de bien établir un programme de journée en fonction des priorités et des échéances. Envie d’en savoir plus sur le sujet ? Cet article te dévoile tous les secrets d’une journée de travail bien organisée.
Pourquoi est-il important d’organiser sa journée de travail ?
Tu n’as jamais pensé à organiser ta journée de travail ? Tu vas t’en soucier après avoir découvert tous les avantages de bien établir un programme de journée. En fait, une bonne organisation de ta journée va te permettre de :
- Gagner plus temps pour faire d’autres activités
- Devenir plus efficace dans tout ce que tu entreprends
- Économiser ton énergie en n’étant pas obligé de rattraper le temps perdu
- Être moins stressé en prenant le temps de se reposer de temps en temps
- Être plus disponible pour tes collaborateurs
- Bien réagir face aux imprévus
Cette liste n’est pas exhaustive, parce que les avantages d’une bonne organisation de journée de travail sont nombreux. En tout cas, ce sont les essentiels que tu dois connaître pour te motiver à avoir cette bonne habitude.
Comment planifier sa journée pour être plus productif ?
Tout va très vite de nos jours et on a parfois l’impression d’être dépassé par les évènements. Tôt ou tard, tu vas te rendre compte que l’établissement d’un bon programme de journée va vraiment te faciliter la tâche. Mais ne t’inquiètes pas, ce n’est pas sorcier et pour t’aider à aller dans cette voie, j’ai réuni ici les meilleurs conseils.
Apprends à analyser tes journées par semaine
Le premier conseil que je peux te donner pour réussir un bon planning de ta journée est de faire une analyse de tes activités et des tâches que tu dois accomplir chaque jour de la semaine. Pour ce faire, adopte une méthode de travail efficace qui te permettra de mieux organiser ton temps. D’abord, prends le temps de noter la manière dont tu disposes de ton temps au cours d’une journée. Mais pour avoir une vision plus complète, tu dois aussi réaliser un audit sur la semaine. Voici quelques points essentiels que tu dois garder en tête :
- L’évaluation de la charge de travail que tu peux réaliser quotidiennement
- L’identification des tâches qui apportent plus de productivité
- Le repérage des activités qui te font perdre du temps
Voici un petit exemple de programme de journée pour t’inspirer un peu :
| Programmé du jour par heure | Programme du jour selon la priorité | Programme du jour selon l’échéance | |
| Jour | 08h Regarder les mails | Regarder les mails -Très urgent | Regarder les mails – 20/01 |
| 09h Vérifier mes textes | Vérifier mes textes – Urgent | Vérifier mes textes- 20/01 | |
| L | 10h Meeting avec le personnel | Meeting avec le personnel – Urgent | Meeting avec le personnel – 20/01 |
| U | 11h Passer des coups de fils importants | Rendez-vous chez le dentiste- Urgent | Passer des coups de fils importants-24/01 |
| N | 12h Faire quelques courses | Faire quelques courses – Moins urgent | Faire quelques courses-N/A |
| D | 13h Rédiger un rapport | Rédiger un rapport – Moins urgent | Rédiger un rapport – 28/01 |
| I | 14h Rendez-vous chez le dentiste | Passer des coups de fils importants- Urgent | Rendez-vous chez le dentiste – N/A |
Établis un bon programme de journée en respectant tes priorités
Ça y est, tu as fini d’analyser tes tâches ? On va se pencher maintenant sur un autre conseil essentiel pour établir un bon programme de journée : la gestion des priorités au travail. Là encore, le principe est simple, puisqu’il suffit de différencier les tâches les plus urgentes de celles que tu peux remettre à plus tard.
L’idée est de positionner ses priorités sur un même planning où tu vas déterminer le degré d’importance et d’urgence pour chaque tâche. Pour un planning de journée parfait, cette étape est importante.
Prends ton agenda et notes-y tes objectifs personnels pour mieux t’orienter dans la création du programme de ta journée. Puisque tu jettes toujours un coup d’œil à ton agenda tous les jours, le fait de voir tes principaux objectifs va aussi booster la motivation.
Mets les tâches similaires dans le même panier
Si tu remarques que certaines tâches se ressemblent, regroupe-les dans ton planning quotidien pour mieux programmer ta journée. Ensuite, réalise-les sur une même plage de temps pour minimiser les déplacements. Par exemple, tu peux réserver un moment de ta journée pour répondre et envoyer des mails, passer des appels au téléphone, effectuer la mise à jour de ton agenda, etc.
Pour approfondir tes compétences en organisation, une formation en gestion du temps et priorités peut être très bénéfique. Parmi les pires ennemis qui peuvent se dresser sur ton chemin quand tu veux bien programmer ta journée, il y a les notifications des messages, des mails, des réseaux sociaux… Ceux-ci sont considérés comme des éléments parasites qui t’empêchent de te concentrer sur ce qui est important.
Si c’est possible, désactive les notifications ou bien met les sons sur Off afin qu’ils ne te dérangent plus lorsque tu es à fond sur une tâche importante.
Détermine les durées de chacune de tes tâches
Comme je viens de te l’expliquer dans les lignes précédentes, il est important que tu notes les tâches à réaliser dans ton agenda. En plus de cela, pour une gestion d’agenda efficace, tu dois aussi attribuer une durée pour la réalisation de chacune d’elle et essayer de respecter dans la mesure du possible.
Cette fois, tu trouves cela un peu compliqué car tu dois puiser à fond dans ton énergie et ta motivation pour réaliser une tâche dans le délai que tu as fixé. De plus, comme tu as toi-même imposé ce délai, aucune autorité supérieure ne te force à le respecter ; tu dois t’auto-discipliner pour y parvenir.
Voici une autre astuce que je peux te partager pour apprendre comment organiser ta journée : ne jamais sous-estimer une tâche et ne pas non plus surestimer le temps alloué à chaque tâche dans ton To-do List. L’utilisation d’une application pour emploi du temps peut être un excellent outil pour t’aider à suivre et ajuster les délais de manière efficace. Aussi, essaye de gérer le plus possible les interruptions et apprends à dire non quand il le faut.
Prépare-toi aux imprévus
Tu as bien préparé ton programme de journée et tu te prépares à le réaliser selon le planning que tu t’es fixé, puis Bam ! un imprévu pointe son nez. Celui-ci va chambouler tout ce que tu entreprends de faire.
Pour éviter cela, essaie de réserver du temps pour les imprévus dans la plage horaire. De cette façon, au cas où il n’y a pas d’imprévus finalement, tu auras plus de temps pour faire autres choses ou te consacrer à tes tâches restantes.
La bonne attitude à adopter face aux imprévus est de bien gérer ses émotions sans se laisser submerger par les évènements.
Apprends à connaître tes limites
Être multitâche n’a pas que des avantages. Si tu planifies trop de choses en une journée et que tu comptes tout faire le plus vite possible, tu finiras par te surmener ou même ne pas réaliser tes tâches correctement.
Pour être bien organisé, apprends à déterminer tes limites et tes capacités et évite à tout prix de te surestimer. Donne le temps nécessaire pour finir le contenu de ta to-do list et ne te précipite surtout pas. En outre, savoir déléguer des tâches à une tierce personne est aussi une bonne chose. Si tu es trop débordé et as besoin de l’aide d’un collègue ou d’un ami, demande-leur sans hésiter.