La capacité à mettre en place un suivi de projet performant ne vient pas naturellement. Il faut que tu te concentres sur certains éléments essentiels. De plus, plusieurs facteurs entrent en jeu et il ne faut surtout rien laisser au hasard. Cet article agit comme un coup de pouce au cas où tu galères en essayant de faire un suivi efficace de ton projet.

Qu’est-ce qu’un suivi de projet ?

Faire un suivi signifie surveiller des activités en cours de manière continue. Quand tu fais le suivi de quelque chose, tu dois analyser les données au fil du temps pour évaluer petit à petit le progrès effectué selon les résultats escomptés.

Lors du suivi d’un projet, tu contrôles également d’autres éléments comme les moyens utilisés et le temps consacré au regard des objectifs fixés. Un bon planning des tâches aide à structurer ce suivi en répartissant les responsabilités et en s’assurant que chaque étape est réalisée en temps voulu. Ce travail est souvent celui du chef de projet, et parmi les rôles de ce dernier, il y a la détermination des causes et la prise de mesures correctives en cas de besoin.

À notre époque, le contexte moderne du management hybride permet le suivi de projet à distance, s’adaptant aux nouvelles méthodes de travail. Ce changement minimise l’énergie déployée, puisqu’on n’est plus obligé de se rendre sur le terrain pour constater l’évolution d’un projet.

Pourquoi est-il important de bien suivre un projet ?

Nous ne devrions même pas poser cette question, car un projet a surtout besoin d’un suivi constant pour bien évoluer. On parle aussi ici de la maîtrise de projet, ce qui signifie que des vérifications s’imposent sur les différentes étapes de réalisation d’un projet. Un programme de journée structuré permet d’assurer ces vérifications régulières. En cas d’erreur, il est ainsi possible d’effectuer des ajustements en fonction des attentes en termes de coûts, de délais et de qualité.

Il est essentiel de passer par la phase de contrôle et suivi de projet selon les raisons suivantes :

• Respecter le délai fixé au tout début : le suivi permet de détecter au plus vite les erreurs et les problèmes de planning. Tu peux ainsi mettre rapidement le projet sur les rails en corrigeant les imperfections.
• Suivre le budget : Lors de la phase de contrôle et de suivi, tu peux déterminer les éventuels écarts de budget dérives et éviter qu’il n’y ait des écarts de budget importants à la fin du projet.
• Vérifier la conformité du projet aux normes définies : Si tu fais un suivi régulier de ton projet, tu es en mesure d’identifier rapidement les risques potentiels et déterminer les actions à entreprendre pour réduire les impacts.

Quelles sont les 10 étapes à suivre pour bien suivre son projet ?

Maintenant que tu t’es rendu comptes de l’importance du suivi d’un projet, il est temps de te confier les secrets pour contrôler efficacement ton projet et éviter les erreurs de débutants :

Déterminer tes besoins

Si tu veux réussir ton projet, tu dois d’abord bien déterminer quelques éléments essentiels. Note-les bien pour qu’ils te servent de guide :

• Le périmètre de ton projet, c’est-à-dire les différents éléments qui te permettent de le réaliser comme les ressources, les tâches et les délais.
• Les éventuelles contraintes et les risques
• Les personnes concernées

En effectuant ces analyses, tu as une vue globale sur les fonctionnalités, les enjeux et les contraintes du projet que tu comptes réaliser.

Monte ton propre équipe

Un chef de projet dirige l’équipe, composée d’un groupe d’individus aux compétences variées mais complémentaires. Leur travail consiste à réaliser toutes les tâches et les actions prévues pour la réalisation du projet tout en s’occupant de la rédaction de documents obligatoires, comme les cahiers des charges par exemple. Pour atteindre ces objectifs, une méthode de travail efficace est essentielle, garantissant que chaque membre contribue de manière optimale au succès du projet.

Fixes tes objectifs

Tu ne pourras pas réaliser un projet si tu n’as même pas de but précis. C’est en fonction de tes objectifs que tu peux déterminer les tâches nécessaires, les délais et les actions à entreprendre tout au long du projet. C’est en analysant ces éléments que tu peux constater s’ils sont réellement adaptés aux objectifs que tu t’es fixé.

Détermine le management du projet

Lors d’un travail en équipe ou à la chaîne, il faut assurer une bonne continuité entre chaque partie prenante. La détermination du management du projet demande la mise en place d’un circuit de validation qui permet d’informer en temps réel chaque intervenant du projet sur les tâches et les actions à effectuer.

Anticipez les obstacles

Dans un jeu vidéo, tu ne peux pas te rapprocher du but sans faire face à des obstacles. Dans la réalisation d’un projet, tu rencontres exactement la même chose. Quand tu te retrouves face à un problème impossible à résoudre, pense toujours à un plan B. Le mieux est d’anticiper ces obstacles avant même que tu réalises le projet pour gagner du temps et de l’énergie.

Évalue le coût

Il est essentiel que tu évalues le budget nécessaire à la réalisation de ton projet afin de déterminer si le produit ou le service te rapporte beaucoup plus en retour. Si tu ne dresses pas un bon budget prévisionnel, il est possible que tu te heurtes à des mus quand le projet suit son cours et qu’il y a des manques en termes de ressources et de personnel. Pour éviter que cela n’arrive, suis bien les coûts et voies s’ils sont conformes au budget initial.

Réalises ton projet

Tout est enfin prêt pour réaliser le projet. Cette étape est la plus importante et pour qu’elle se déroule sans encombre, l’équipe du chef de projet doit avoir une grande capacité d’adaptation afin de bien réagir face aux imprévus. Un gestionnaire des tâches bien organisé peut également aider à répartir les responsabilités de manière efficace. Le projet s’achève lorsque le produit final est livré au client ou en interne.

Analyses ton projet dans son ensemble

Le projet est terminé, mais le suivi continue toujours. Cette fois, tu fais un inventaire et analyse les différents points qui ont permis de mener le projet jusqu’au bout, tout en tenant compte des difficultés que tu as rencontrées sur ton chemin. L’utilisation d’un outil de gestion de projet peut grandement faciliter cette analyse, en centralisant toutes les informations et en permettant de mieux identifier les forces et les faiblesses du processus.

Choisis un outil de suivi de projet efficace

La technologie nous facilite vraiment la vie de nos jours. Au lieu de perdre ton temps à faire des notes en se servant d’un stylo et du papier ou en utilisant des logiciels de bureau basiques, tu as aujourd’hui le choix entre plusieurs logiciels de suivi de projet qui proposent des fonctionnalités intéressantes. Un bon logiciel d’organisation du travail peut même transformer ta façon de gérer les tâches quotidiennes, en offrant une vue d’ensemble claire et une gestion simplifiée des priorités.