Parmi les éléments essentiels que tu dois à tout prix mettre en avant dans ton entreprise, il y a le suivi du temps de travail de tes employés. La garantie en productivité à long terme en dépend et il en est de même pour l’organisation de ton équipe en général. Si le suivi du temps de travail est encore nouveau pour toi ou que tu as tout simplement envie d’en savoir plus sur le sujet, la suite de cet article va t’intéresser.

Qu’est-ce que le suivi de temps de travail ?

Le suivi de temps de travail consiste à enregistrer l’entrée et la sortie du personnel d’une entreprise ou d’une organisation. En même temps, il se manifeste aussi par une analyse postérieure du rendement de chaque employé.

Cette pratique inclut différents facteurs comme les vacances, les congés, les absences, les heures non travaillées, etc. C’est en analysant les résultats que ton entreprise sera en mesure de déterminer son rythme et de connaître les activités ou les éléments qui prennent le plus de temps. De cette façon, elle peut ajuster ou programmer les tâches attribuées à chaque équipe et savoir dans quel domaine il faut mettre plus d’efforts et dans où les réduire.

Utiliser un outil de planification devient alors indispensable pour coordonner efficacement les emplois du temps, surtout lorsque chaque employé a son propre horaire de travail.

Pourquoi le suivi du temps au travail est important ?

Maintenant, tu dois déjà avoir une petite idée de l’importance du suivi des temps de travail. Voici encore quelques avantages offerts par cette pratique :

L’optimisation des ressources humaines

Le suivi des temps de travail des employés figure parmi les missions du département des Ressources Humaines. C’est un vrai défi de répondre aux besoins de chaque employé, organiser une équipe de travail, coordonner les compétences et le rythme de travail au sein d’une entreprise.

C’est bien pour cette raison qu’il est important d’automatiser certaines tâches avec l’aide d’un logiciel gratuit pour emploi du temps. Non seulement cela augmente le rendement, mais améliore aussi la qualité de vie des employés.

Une meilleure communication

Avec le suivi du temps de travail des employés, tu peux analyser en détail la manière dont ils travaillent. Ainsi, il te sera beaucoup plus facile de redistribuer les charges de travail et déterminer facilement les sources des échecs dans un département afin d’agir en conséquence.

Les postes de direction sont beaucoup plus faciles avec le suivi du temps de travail des employés, car la gestion et l’assignation des tours de travail se font de manière automatique. Des problèmes comme le chevauchement horaire sont donc évités au maximum.

Développer l’efficience des équipes

Tu auras une meilleure idée de l’organisation et de la productivité de tes employés grâce au contrôle de présence basé sur leurs activités. L’utilisation d’un logiciel d’organisation du travail permet non seulement de faciliter ce suivi, mais aussi de stimuler la concentration et la transparence au sein des équipes. Chaque employé pourra ainsi mieux contrôler son activité et savoir où investir son temps et ses efforts.

Réduire l’absentéisme

Parmi les éléments qui constituent une source d’inquiétude chez les entreprises, il y a l’absentéisme. Quelle que soit la raison, un employé absent représente une perte d’argent. C’est là qu’intervient le suivi du temps de travail qui offre un rapport détaillé des journées de travail de chaque employé et élimine les risques de pertes de productivité.

Comment procéder à l’application du suivi de temps de travail ?

Avant que la technologie ne simplifie le pointage des heures de chaque employé d’une entreprise, l’équipe des ressources humaines devait tout noter manuellement, d’abord sur papier, puis sur des outils comme Excel.

Heureusement, avec l’arrivée des applications pour emploi du temps ainsi que les logiciels de gestion horaire, ce processus est devenu encore plus simple et accessible, permettant une gestion plus fluide des horaires et une meilleure organisation du personnel.

Les systèmes traditionnels

Comme je viens de le dire, bien avant l’arrivée de la technologie, tout devait se faire à la main, ce qui n’était pas une tâche facile. Le moyen le plus traditionnel est la prise de note sur papier et crois-moi, plus le nombre d’employés augmente et plus le suivi de leur temps de travail représente un réel défi. Imagine un peu le volume de papiers utilisé à cet effet.

Puis, Excel a rendu la tâche beaucoup plus simple et la plupart des entreprises s’en sont servies pour gérer les heures de travail de leurs employés. Seulement, les tableaux Excel n’excluent pas les erreurs de formules et les éventualités de pertes d’information ou de données inexactes.

La technologie a évolué et crée ensuite les machines de pointage, mais leur faiblesse est qu’elles ne pouvaient pas être utilisées dans le domaine du télétravail.

Les dispositifs biométriques

La technologie plus avancée à faciliter davantage le suivi du temps de travail des employés. Il s’agissait de la lecture de l’empreinte digitale ou par la paume de la main. Les systèmes encore plus modernes incluent la reconnaissance de la voix, de l’iris ou du visage.

Très efficaces, ces dispositifs enregistrent les horaires et les tours de travail quand ils sont connectés à d’autres dispositifs. Très sophistiqués, ces systèmes éliminent les risques de fraudes et d’erreurs dans l’identification des employés, mais leur coût élevé est leur principal obstacle.

Les logiciels de suivi de temps de travail

C’est la meilleure solution pour bien suivre le temps de travail dans une entreprise. Grâce au logiciel, le processus se fait à partir d’une plateforme sur le cloud qui est accessible partout et à n’importe quel moment avec une connexion internet.

Cette solution a pour principale avantage l’intégration de toutes les méthodes que je venais de cité dont les méthodes physiques, les moyens biométriques, en application ou avec contrôle d’accès. Son autre avantage est qu’il ne nécessite aucune installation, puisqu’on peut facilement y avoir accès depuis le web.

Le logiciel de gestion de temps de travail élimine toutes les contraintes que j’ai évoquées avec les autres méthodes. À lui seul, il offre plusieurs avantages comme la simplicité, la flexibilité, la facilité de coordination, la communication… Il peut être personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise et s’adapter au registre horaire de cette dernière.